Bereits seit dem 01.10.2017 müssen durch eine Änderung im Geldwäschegesetz (GwG) unter Umständen Mitteilungen an das Transparenzregister erfolgen. Es enthält Angaben über die hinter einem Unternehmen stehende wirtschaftlich berechtigte Person. Erst jedoch seit dem 27.12.2017 kann es eingesehen werden, Anlass für uns dieses Register einmal vorzustellen.
1. Wer ist betroffen?
Die Transparenzpflichten treffen "Vereinigungen". Nach § 20 Abs. 1 GwG sind das alle
- juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaften (SE) , KG a.A.),
- eingetragenen Personengesellschaften (u.a. OHG, KG, Partnerschaften) sowie
- "Rechtsgestaltungen" im Sinne des § 21 GwG, d. h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nicht rechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion enstprechen.
Die BGB-Gesellschaft (GbR) ist grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des § 40 Abs. 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen.
2. Wer führt das Transparenzregister und wer hat Einblick?
Die Bundesanzeiger Verlags GmbH wurde durch Verordnung bis 31.12.2024 mit der Führung des Register beliehen.
Einblick in die Information des Registers haben zum einen Behörden, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Zudem haben die nach dem GwG "Verpflichteten" wie z. B. Güterhändler, Rechtsanwälte in bestimmten Fällen die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.
Als dritte Gruppe haben Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme darlegen können, z. B. Journalisten, ein Recht auf Einsichtnahme. Diese können jedoch nur Name, Vorname, Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland (nicht Wohnort) des wirtschaftlichen Berechtigten und die Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses erfahren, sofern sich die anderen Angaben nicht schon in den anderen öffentlich zugänglichen Registern befinden.
Das Transparenzregister ist abrufbar im Internet unter <link http: www.transparenzregister.de>www.transparenzregister.de.
3. Welche Pflichten bestehen?
Die Leitungsorgane der Vereinigung haben gemäß § 20 Abs. 1 GwG für jeden wirtschaftlich Berechtigten Informationen über Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses einzuholen, aufzubewahren, zu aktualisieren und zu melden. Es besteht somit zum einen eine Informationseinholungs- sowie eine Meldepflicht.
Die Vereinigungen müssen für die Erfüllung dieser Pflichten ein entsprechendes Compliance-System aufbauen. Dieses hat sicherzustellen, dass zumindest einmal jährlich überprüft werden kann, ob Änderungen bei den wirtschaftlichen Berechtigten bekannt geworden sind. Es besteht somit für die Leitungsorgane der Vereinigungen (Geschäftsführer, Vorstand, etc.) eine Nachfragepflicht gegenüber ihren unmittelbaren Gesellschaftern und eine Aufbewahrungspflicht. Nicht hingegen besteht die Pflicht, eigene Nachforschungen diesbezüglich vorzunehmen.
Die "Mitglieder" der Vereinigungen, z. B. die Gesellschafter haben ihrerseits die Pflicht, die Vereinigung über jede Änderung unverzüglich zu informieren.
4. Wer ist "wirtschaftlich Berechtigter"?
Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der des "wirtschaftlichen Berechtigten".
Das sind
- ausschließlich natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Vereinigung letztlich steht oder
- die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.
Bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar
- mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder
- mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder
- auf vergleichbare Wise Kontrolle ausübt.
Wirtschaftlich Berechtigter ist auch derjenige, der mittelbare Kontrolle über die Vereinigung ausüben kann. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden.
Eine Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung ausüben kann.
Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt nach dem GwG der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter.
Bei rechtsfähigen Stiftungen und Verwaltern von Trusts oder Treuhändern oder bei diesen vergleichbaren Rechtsformen ist wirtschaftlich Berechtigter jede natürliche Person, die
- als Treugeber, Verwalter von Trusts oder Protektor handelt,
- die Mitglied des Vorstand der Stiftung ist oder
- die als Begünstigte bestimmt worden ist.
Ist die Person, die Begünstigte des verwalteten Vermögens werden soll noch nicht bestimmt, so gilt die Gruppe von natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll, als wirtschaftlich Berechtigter. Ansonsten ist jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt, wirtschaftlich Berechtigter.
Ein Verstoß gegen die in § 20 Abs. 1 und Abs. 3 GwG verankerten Pflichten (Informationseinholung, Meldung, Auskunft) gilt als Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu EUR 100.000,00 oder, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen, gar bis EUR 1.000.000,00 belegt werden.
5. Welche Informationen sind mitzuteilen?
Dem Transparenzregister ist über den wirtschaftlichen Berechtigten mitzuteilen:
- Vor- und Nachnahme,
- Geburtsdatum,
- Wohnort und
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.
Woraus die Stellung als wirtschaftlicher Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner ergeben.
6. Gibt es Ausnahmen von der Meldepflicht
Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlichen Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen ergeben. Es tritt dann eine sog. Mitteilungsfiktion ein.
Damit sind Eintragungen in folgenden anderen öffentlichen Quellen ausreichend:
- Eintragungen im Handelsregister
- Eintragungen im Partnerschaftsregister
- Eintragungen im Genossenschaftsregister
- Eintragungen im Vereinsregister
- Bekanntmachungen des Bestehens einer Beteiligung nach § 20 Abs. 6 AktG
- Stimmrechtsmitteilungen nach §§ 26, 26 a WpHG
- Liste der Gesellschafter von GmbH und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)nach § 8 Abs. 1 iVm § 2 Abs. 1a Satz 2 GmbHG, sofern diese als Gesellschafterliste gelten.
Ganz wichtig ist hierbei, dass diese Dokumente in diesen öffentlichen Quellen elektronisch abrufbar sein müssen!
Wurde z. B. die Gesellschafterliste bislang nicht elektronisch hinterlegt, so entfällt die Meldepflicht zum Transparenzregister nicht. Sie sollten daher umgehend eine solche Liste in elektronisch abrufbarer Form beim Register (z.B. Handelsregister) hinterlegen, wenn Sie von der Meldefiktion profitieren wollen.
Ergibt sich aus den anderen öffentlichen Registern nicht, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, so ist auch eine gesonderte Angabe hierzu erforderlich. Sie sollten daher unbedingt individuell prüfen, ob der/die wirtschaftlich Berechtigte sich bereits aus den Registern ergeben.
Denn: Greift die Meldefiktion, so entfällt auch die Angabepflicht der Anteilsinhaber im Transparenzregister! Der Vorteil des Eintritts dieser Meldefiktion ist zum einen, dass Sie sich neben dem Aufwand für die Meldung im Transparenzregister (Anmeldung erforderlich) auch bares Geld sparen können. Denn die Eintragung im Transparenzregister ist nicht kostenfrei.